Nakende deadline nieuwe verplichting UBO-register en jaarlijkse bevestiging
Onlangs werden de regels over het UBO-register op een aantal punten aangepast. Een van de nieuwigheden is de verplichting om nu ook documenten voor te leggen die de juistheid van de gegevens uit het UBO-registeren moeten staven. Over welke bewijsstukken kan het gaan? En tegen wanneer moet je ze precies opladen?
Even opfrissen
Het UBO-register is een databank bij de FOD Financiën waarin alle zgn. uiteindelijke begunstigden (UBO) van Belgische vennootschappen, VZW’s en stichtingen opgenomen moeten worden. Die ‘uiteindelijke begunstigden’ zijn de natuurlijke personen die (on)rechtstreeks minstens 25% van de aandelen bezitten, alsook de natuurlijke personen die op een andere manier zeggenschap hebben over de vennootschap (bv. de zaakvoerders of bestuurders).
Al lang in orde?
De registratie werd waarschijnlijk al enige tijd geleden in orde gebracht. Alle gevraagde info zoals o.a. uw naam, nationaliteit, verblijfplaats, rijksregisternummer, de datum waarop u begunstigde bent geworden is reeds gekend.
Bijkomende verantwoordingsstukken
Dat kan o.a. gaan om een kopie van het aandelenregister, de statuten, een aandeelhoudersovereenkomst, een notariële akte of elk ander document.
Jaarlijkse bevestiging
Ook dat is een verplichting.
U moet nl. elk jaar opnieuw expliciet bevestigen dat er met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden van uw vennootschap niets veranderd is en dat de gegevens in het UBO-register dus nog altijd correct zijn.
Automatisch voor 2020, maar niet voor 2021!
Inderdaad, om praktische redenen heeft de overheid de eerste bevestiging van alle gegevens op 30.04.2020 automatisch gedaan.
Maar voor 2021 moet u (of uw boekhouder) zelf tegen in principe 30.04.2021 bevestigen dat de informatie nog steeds actueel is!
Hoe? Daarvoor meldt u zich aan op MyMinfin en u gaat naar de pagina waar de uiteindelijke begunstigden van uw vennootschap staan. Een simpele klik op de knop ‘Jaarlijkse bevestiging’ volstaat dan om de gegevens te bevestigen.
Is dat altijd tegen 30.04? Neen, toch niet. De termijn van een jaar begint nl. te lopen vanaf de datum van initiële registratie of vanaf de laatste wijziging die aangebracht werd in het UBO-register.
Als u dus bv. de relevante informatie over de uiteindelijke begunstigde(n) pas op bv. 15.09.2020 geregistreerd heeft of werd er toen een wijziging geregistreerd, zal u dus pas tegen 15.09.2021 die informatie moeten bevestigen.
Tip. Als u een e-mailadres opgenomen heeft in MyMinfin, dan krijgt u een maand vóór de uiterste bevestigingsdatum een herinneringsmail in uw e-Box van MyMinfin.